Hoe vind je de beste oplossing voor jou?

Een inkooptraject wordt wel een klantreis genoemd, lopend van jouw behoefte naar een oplossing. Bij conceptueel bouwen lijkt die reis veel op gewoon inkopen: je kiest uit wat aangeboden wordt. Omdat er serieus maatwerk nodig, is een wat aangepaste reis gewenst. Nu nog bedenkt iedereen zijn eigen traject. In dit blog doe ik voorstellen zodat de kans op het vinden van de beste oplossing voor jou zo groot mogelijk wordt. Jouw vraag is het ankerpunt. Als die helder is geeft dat houvast. Na jouw initiatief krijg je door de markt te onderzoeken helder wat je vraag mag en kan zijn (de contactfase). Daarna komt de contractfase waarin je per oplossing het waardenquotiënt bepaalt en vervolgens de beste kiest en die laat leveren.

 

Vraag scherp krijgen in de contactfase

Jouw reis begint met weten wat de (beoogde) bewoners, de gemeente en mogelijke sociale partners en je zelf willen. Bij elkaar geven die de grenzen in de gewenste prestaties, je waardenprofiel en je budget. Maar weet je ook wat er mogelijk is? Die kennis heb je nodig voor een scherpe maar toch haalbare vraag. In de traditionele setting schakel je daarvoor adviseurs in. In de conceptuele omgeving kijk je zelf rond en heb je contact met marktpartijen. Sommigen leggen je op hun site al vragen voor waarna ze direct komen met voorbeelden, filmpjes, 3D-similaties of gerealiseerde projecten. Met die informatie weet je wat je kunt vragen. Door het rondkijken vind je ook referenties, statements van klanten, behaalde predicaten en andere informatie om te bepalen wie je betrouwbaar en gedegen acht. Hen kun je vragen of ze jouw (nog voorlopige) vraag haalbaar achten en of ze dan mee willen doen aan jouw selectie en wat dan specifiek hun meerwaarde is. Nu kun je jouw vraag definitief te maken.

De oplossing kiezen in de contractfase

Je staat nu op een tweesprong. Je wilt passende voorstellen met een zo hoog mogelijke waardenquotiënt ontvangen. Kies je dan voor één aanbieder of voor competitie tussen enkele? Het laatste vergroot de kans op een verscheidenheid aan oplossingen en je eigen inzet kan beperkter zijn. Tenminste als je het aantal partijen gering houdt. Meer dan drie levert geen meerwaarde meer op. Bij renovatie zal eerder de voorkeur uitgaan naar één partij omdat er nog veel onzekerheden zijn. Zorg ook dan dat er meerdere voorstellen zijn om uit te kiezen. Plaats die tegenover je waardenprofiel zodat je ze goed kunt vergelijken. Maak je budget bekend. Hoewel je daar misschien huiverig voor bent, helpt het aanbieders bij het bedenken van de beste oplossing. Een open begroting vragen heeft niet zoveel zin. De prijs van een conceptmatige oplossing wordt door zoveel meer bepaald als door de directe kosten alleen. Heb je de oplossing gevonden dan wordt die met jou verder ‘op maat’ gemaakt. In een voorovereenkomst kun je daarvoor de aanpak vastleggen. Uiteindelijk heb je de oplossing die jou de meeste waar voor je geld levert. Jouw besluit kun je onderbouwen met de waardenquotiënten van de voorstellen. 

Zekerheid over prestaties

 

In het contract staan de prestaties, de garanties en hoe het resultaat gecontroleerd wordt. Tijdens de uitvoering hoef je niet veel te doen. De bouwer werkt met een keuringsplan. Jij ziet erop toe dat hij je de rapportages levert. Uitgebreid toezicht, maakt je mede verantwoordelijk en is dus niet gewenst. Na de uitvoering kan de monitoring doorlopen. Immers de oplevering is een momentopname; een nulmeting. Zeker bij een prestatiegarantie wil je samen de vinger aan de pols te houden.

 

Ter afronding wil je als professionele vrager lessen trekken. Het blijkt productief dat met de aanbieder te doen. Het levert brandstof voor voortdurende verbetering van zowel de concepten als het inkooptraject. Immers de oplossingen zijn herhaalbaar dus wil je van iedere ervaring leren.

 

Reactie schrijven

Commentaren: 0